Entre as ferramentas utilizadas nesse tipo de comunicação estão o e-mail marketing e a newsletter. De acordo com a consultora Clarice Pereira, da LINK Portal da Comunicação, o primeiro é um instrumento de comunicação mercadológica e a segunda é um tipo de boletim informativo, que visa à fidelização do público-alvo. Segundo ela, essas malas diretas devem manter uma periodicidade, seja diária, semanal ou mensal e deve ser destinada ao um grupo de pessoas selecionado, de acordo com o assunto de seu interesse. Por meio desse vínculo, tanto a instituição como o usuário obtêm vantagens que vão desde o conhecimento da marca até à confiabilidade do produto ou serviço oferecido, ainda é um canal para tirar dúvidas e aproveitar promoções, entre outros benefícios.

O e-mail marketing se diferencia da newsletter por ser uma modalidade de divulgação estratégica de um determinado produto ou serviço. Seu envio pode ser ocasional e tem como objetivo obter resultados imediatos. “Para ter um bom retorno, é necessário chamar a atenção do seu público com a oferta oferecida, além de estimulá-lo a uma ação imediata na aceitação do beneficio proposto”, afirma à especialista.

Ela alerta: antes que a mensagem seja encaminhada ao seu destino é preciso tomar cuidado. Para isso é necessário montar um cadastro dos interessados pelo assunto e ter uma ferramenta especializada para o seu envio. Senão a mensagem pode virar um spam, ou seja, aquela propaganda indevida que chega ao e-mail sem a sua permissão. Dados da empresa Symantec, que desenvolve softwares antivírus confirma essa realidade: cerca de 87% do envio de e-mails no mundo são gerados pela prática do spam.

Com a prática indevida todos são prejudicados, seja pelo tempo perdido em apagar essas mensagens ou por ocuparem cerca de dois terços da capacidade dos servidores de e-mail. O spam dificulta a troca de mensagens, entre o remetente e o destinatário, impede a identificação de sua origem e o seu descarte pode conter informações importantes.

Além de ser uma forma de fidelização e prospecção, o envio de malas diretas eletrônicas, se bem utilizado proporciona, custos baixos, altas taxas de conversão, detalhamento e relatórios em tempo real, além de permitir a personalização da comunicação e a sua liberdade para o cancelamento do serviço.